1. Verantwortlicher
Copilot Community Conference
Thorsten Pickhan
Alte Straße 44
58452 Witten
info@copilotcommunityconference.com
2. Allgemeines zur Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten (zum Beispiel Name und E-Mail-Adresse) nur, soweit das für die Website und die Organisation der Konferenz nötig ist, und ausschließlich nach den geltenden Vorschriften (DSGVO, BDSG, TDDDG). Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken an Dritte weiter.
3. Betrieb der Website
Die Website wird als statische Seite auf Azure Static Web Apps (Microsoft) betrieben. Beim Abruf werden technisch notwendige Server-Logdaten verarbeitet, um die Website sicher auszuliefern. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir setzen keine Analyse- oder Werbe-Tracker von Drittanbietern ein. Für eine einfache Reichweitenmessung ohne Cookies nutzen wir eine eigene Zählung, siehe Abschnitt 9.
4. Keine Cookies und keine Fremd-Requests
Öffentliche Seiten setzen keine Cookies. Eine gewählte Darstellung (hell oder dunkel) wird ausschließlich lokal im Browser gespeichert (localStorage, Schlüssel cc-theme). Diese Einstellung verlässt dein Gerät nicht und ist kein Cookie. Schriften, Bilder und Skripte werden von unserer Domain geladen. Eine Verbindung zu einem anderen Anbieter entsteht nur, wenn du sie selbst auslöst, siehe Abschnitt 8.
5. Anmeldung und E-Mails
Die Anmeldung zur Konferenz läuft über das Formular auf /anmeldung/. Dort erheben wir Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse. Zusätzlich speichern wir Zeitpunkt und Version deiner Einwilligung als Nachweis. Zum Schutz vor Missbrauch (zum Beispiel automatisierten Anmeldungen) verarbeiten wir technisch kurzzeitig einen gekürzten und gesalzenen Hash deiner IP-Adresse. Die IP-Adresse selbst speichern wir nicht, und der Hash dient nur der Begrenzung der Anfragen, nicht der Identifikation.
Wir nutzen deine Angaben für die Durchführung der Anmeldung, für eine Bestätigungs-E-Mail mit Kalendereintrag, für organisatorische E-Mails zur Konferenz (zum Beispiel den Teams-Link und Erinnerungen) und, soweit du eingewilligt hast, um dich zu künftigen Events der Copilot Community Conference zu kontaktieren. Wir geben deine Daten nicht an Dritte weiter, auch nicht an Sponsoren oder Partner. Empfänger sind nur die in Abschnitt 6 genannten technischen Dienstleister, die in unserem Auftrag tätig sind.
Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du mit dem Ankreuzen des Kontrollkästchens im Formular erteilst. Für die organisatorischen E-Mails zur Durchführung deiner Teilnahme ist außerdem Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Die Angabe der drei Felder ist erforderlich, ohne sie können wir dich nicht anmelden.
Wir speichern deine Daten höchstens zwei Jahre ab dem Zeitpunkt deiner Einwilligung und löschen sie danach automatisch. Widerrufst du deine Einwilligung über den Abmelde-Link, schicken wir dir ab sofort keine E-Mails mehr. Möchtest du, dass wir deine Anmeldung sofort vollständig löschen, schreib uns kurz; wir erledigen das unverzüglich, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Damit du nach einer Abmeldung wirklich keine Post mehr von uns bekommst, bleibt auch nach einer Löschung ein pseudonymisierter Hashwert deiner E-Mail-Adresse auf unserer Sperrliste. Endet das Konferenzformat früher, löschen wir sie zu diesem Zeitpunkt. Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: über den Abmelde-Link in jeder unserer E-Mails oder per Mail an info@copilotcommunityconference.com.
6. Microsoft 365 und Microsoft Azure
Zur Organisation und Durchführung der Konferenz und zur Verarbeitung der Daten nutzen wir Dienste der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland, insbesondere:
- Microsoft Teams für die Live-Sessions und Abstimmungen im Orga-Team. Dabei können Name, E-Mail-Adresse, Chat-Beiträge, Meeting-Metadaten sowie Audio- und Videodaten verarbeitet werden, wenn du sie freigibst.
- Exchange Online und Outlook für die E-Mail-Kommunikation, zum Beispiel wenn du uns schreibst.
- Microsoft Forms für Umfragen und Feedback. Welche Angaben erhoben werden, siehst du im jeweiligen Formular.
- Weitere Microsoft-365-Dienste wie SharePoint und OneDrive zur internen Ablage und Organisation.
- Microsoft Azure für den Betrieb dieser Website, der Reichweitenmessung und der Anmeldung: Die Anmeldedaten speichern wir in Azure (Rechenzentren in der EU), und die E-Mails (Bestätigung, Teams-Link, Erinnerungen) versenden wir über Azure Communication Services.
Microsoft verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter in unserem Auftrag; es gilt das Data Protection Addendum (DPA) von Microsoft. Eine Übermittlung in die USA ist nicht ausgeschlossen. Sie erfolgt auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework, unter dem Microsoft zertifiziert ist, sowie der EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage ist je nach Zweck Art. 6 Abs. 1 lit. a, b oder f DSGVO. Weitere Informationen findest du in der Datenschutzerklärung von Microsoft.
7. Sponsoren, Partner und Gewinnspiele
Die Konferenz wird von Sponsoren und Partnern unterstützt. Wir geben keine personenbezogenen Daten von Teilnehmenden an Sponsoren oder Partner weiter, weder Anmeldedaten noch Teilnahme-Listen. Bei Verlosungen oder Gewinnspielen benachrichtigen wir die Gewinnerinnen und Gewinner selbst. Ein Kontakt mit einem Sponsor oder Partner kommt nur direkt mit den Gewinnerinnen und Gewinnern zur Abwicklung des Gewinns zustande; eine Datenweitergabe durch uns erfolgt dabei nicht.
8. Externe Dienste
Videos sind per Zwei-Klick-Lösung eingebunden: Erst bei einem Klick auf „Video laden“ wird eine Verbindung zu YouTube (youtube-nocookie.com, Google Ireland Limited) hergestellt; dann gelten die Datenschutzbestimmungen von YouTube. Agenda und Speaker-Profile übernehmen wir vorab aus Sessionize und liefern sie von unserer Domain aus; beim Aufruf der Seiten wird keine Verbindung zu Sessionize hergestellt. Folgst du einem Link auf eine andere Website (zum Beispiel zum Call for Speakers bei Sessionize), gelten dort deren Datenschutzbestimmungen.
9. Reichweitenmessung ohne Cookies
Um zu verstehen, wie viele Menschen die Website nutzen, zählen wir Seitenaufrufe selbst. Die Zählung läuft ausschließlich über unsere eigene Domain (/api/hit) und nutzt keinen Drittanbieter. Für die Zählung werden keine Cookies gesetzt und nichts im Browser gespeichert (die in Abschnitt 4 beschriebene Darstellungs-Einstellung ist davon unabhängig). IP-Adressen werden nicht gespeichert.
Erfasst werden der Seitenpfad, die Herkunftsseite (nur die Domain), Kampagnenparameter in der Adresse, ein grober Gerätetyp und die Sprachregion. Klickst du einen Link zu einer anderen Website (zum Beispiel zum Call for Speakers oder zu einem Online-Kalender), zählen wir nur deren Domain. Die Zahl der Besuche je Tag schätzen wir über einen täglich wechselnden Schlüssel, der nicht gespeichert wird. Dadurch lassen sich Besuche nicht über mehrere Tage hinweg einer Person zuordnen. Die Tageswerte bewahren wir 24 Monate auf.
Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Reichweitenmessung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sendet dein Browser „Do Not Track“ oder Global Privacy Control, respektieren wir das und zählen deinen Besuch nicht.
10. Deine Rechte
Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15 bis 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Schreib uns dazu einfach an info@copilotcommunityconference.com. Außerdem hast du das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
11. Datensicherheit
Wir schützen deine Daten mit technischen und organisatorischen Maßnahmen gegen Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (HTTPS). Zugriff auf Anmeldedaten hat nur das Orga-Team.
12. Änderungen
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Website, unsere Abläufe oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.
Stand: Oktober 2026